W tym poradniku
Dlaczego dwa kalendarze to proszenie się o kłopoty
Większość fotografów i filmowców ślubnych żyje w dwóch światach: w arkuszu albo CRM, gdzie są zlecenia, i w kalendarzu Google lub Apple, który mają zawsze pod ręką. Problem w tym, że te dwa miejsca nie rozmawiają ze sobą. Każda zmiana daty, przesunięty plener czy nowy deadline na oddanie filmu wymaga poprawki w dwóch miejscach.
- Podwójna rezerwacja — zlecenie jest w CRM, ale nie trafiło do kalendarza, więc ktoś dostaje „tak, termin wolny”.
- Nieaktualne dane — para zmieniła salę, a w kalendarzu wciąż stary adres.
- Zapomniane terminy — deadline na oddanie galerii żyje tylko w głowie.
- Strata czasu — kopiuj, przełącz aplikację, wklej. Przy każdym zleceniu.
Czym jest subskrybowany kalendarz (iCal / .ics)
Subskrybowany kalendarz to prywatny adres internetowy, pod którym system publikuje Twoje terminy w standardowym formacie iCalendar (.ics). Google Calendar i Kalendarz Apple potrafią taki adres „obserwować”: dodajesz go raz, a one same co jakiś czas pobierają aktualną wersję. Nie importujesz pliku ręcznie i nie synchronizujesz niczego przyciskiem.
Taki kalendarz jest tylko do odczytu — i to zaleta. Źródłem prawdy zostaje CRM, a telefon jedynie pokazuje to, co w nim jest. Nie ma ryzyka, że przypadkowo przesuniesz ślub palcem w kalendarzu.
Jak to działa w Wedflow — krok po kroku
- Zapytanie → zlecenie. Lead z Instagrama czy maila zamieniasz w zlecenie jednym kliknięciem, a para trafia do bazy klientów z datą i miejscem ślubu.
- Planer → „Subskrybuj kalendarz”. W Planerze klikasz przycisk, tworzysz prywatny link i wybierasz „Dodaj do Google Calendar” albo „Dodaj do Apple Calendar”.
- Gotowe. Od teraz każde zlecenie samo pojawia się w Twoim kalendarzu jako osobny kalendarz „Wedflow”, obok prywatnych wpisów.
Co dokładnie trafia do kalendarza
| Wydarzenie | Tytuł w kalendarzu | Kiedy |
|---|---|---|
| Ślub | Ślub: Anna Kowalska | data ślubu ze zlecenia |
| Plener | Plener: Anna Kowalska | data sesji plenerowej |
| Sesja | Sesja: Marta Lis — rodzinna | zlecenia typu sesja |
| Deadline | Deadline: Anna Kowalska | termin oddania materiału (niezakończone zlecenia) |
Każde wydarzenie ma w polu miejsca adres ślubu lub sesji, a w notatce telefon do pary, nazwę pakietu i link prosto do zlecenia w Wedflow. W dniu ślubu jednym dotknięciem dzwonisz do pary albo otwierasz nawigację.
Dodanie w Google Calendar i na iPhonie
- Google: przycisk „Dodaj do Google Calendar” albo w Google Calendar „Inne kalendarze” → „+” → „Z adresu URL” i wklejenie linku.
- iPhone / Mac: przycisk „Dodaj do Apple Calendar” albo Ustawienia → Kalendarz → Konta → Dodaj konto → Inne → „Dodaj subskrybowany kalendarz”.
Ważne: to nie jest synchronizacja co do sekundy. Google odświeża subskrybowane kalendarze co kilka godzin, Apple zwykle co godzinę — nowe zlecenie lub zmiana daty pojawi się z takim opóźnieniem. Kalendarz zawiera terminy z ostatnich 12 miesięcy i wszystkie przyszłe.
Bezpieczeństwo prywatnego linku
Link zawiera losowy, długi token i nie jest nigdzie publikowany, ale każdy, kto go zna, zobaczy Twoje terminy z imionami klientów. Dlatego nie wklejaj go publicznie. Jeśli podejrzewasz, że trafił w niepowołane ręce, w Planerze klikasz „Wygeneruj nowy link” (stary od razu przestaje działać) albo „Wyłącz link”.
Dla kogo to największa oszczędność
Najwięcej zyskują osoby, które pracują w duecie lub z drugim operatorem — wystarczy, że każdy doda ten sam kalendarz do swojego telefonu. Zyskują też filmowcy, którzy pilnują długich terminów montażu: deadline'y z Wedflow lądują w kalendarzu obok ślubów, więc od razu widać, czy w danym tygodniu zmieścisz kolejny montaż. Więcej o całym systemie: CRM dla fotografa ślubnego i CRM dla filmowca ślubnego.
Najczęściej zadawane pytania
Czy mogę edytować wydarzenia Wedflow w Google Calendar?
Nie — subskrybowany kalendarz jest tylko do odczytu. Datę czy miejsce zmieniasz w zleceniu w Wedflow, a kalendarz zaktualizuje się przy najbliższym odświeżeniu.
Jak szybko nowe zlecenie pojawi się w kalendarzu?
Zależy od aplikacji: Apple zwykle odświeża subskrypcje co godzinę, Google co kilka godzin. To nie jest natychmiastowa synchronizacja.
Czy kalendarz działa na Androidzie?
Tak. Dodajesz go do Google Calendar, a ten wyświetla się na każdym telefonie z Androidem zalogowanym na to samo konto Google.
Co, jeśli link wycieknie?
W Planerze klikasz „Wygeneruj nowy link” — stary przestaje działać od razu. Możesz też całkowicie wyłączyć subskrypcję.
Zrób to w Wedflow w minutę.
Zlecenia, plenery i deadline'y z Wedflow w Twoim Google lub Apple Calendar — bez przepisywania.